Кәсіпорында жұмыс процесі. Management бағдарламалық құжат және есеп жүргізу

Құжат айналымын автоматтандыру - барлық дерлік заманауи кәсіпорындар қолданатын шара. Тіпті шағын компаниялар әр түрлі құжаттармен, соның ішінде хаттармен, бюджеттермен, шот-фактуралармен, шарттармен және барлық талаптармен жұмыс істейді. Осы себепті іс жүзінде әрбір заманауи ұйым деректерді толық және қауіпсіз сақтауға, әртүрлі ақпаратты іздестіруге және сақтауға, сондай-ақ оны үйлестіру үшін қажетті уақытты оңтайландыруға мүмкіндік беретін құжат айналымын автоматтандыру сияқты шараны қолдануға тырысады.

Бұл не үшін қажет?

Іс жүзінде кез-келген компанияда қызметкерлер қажет ақпарат табу үшін көп уақыт жұмсайды, ал статистика мұны істеудің жартысына жуық уақытын талап етеді. Сондай-ақ, «бір жерде» бар кейбір құжаттарды қайта қолданбаудың орнына қайтадан қайта жасау қажет. Шарт стандарты - кез-келген келісімшарттың бастапқы мәтіні компьютердегі адвокатқа жатады және келісімшарттардың орындалуымен байланысты бағалы қағаздар бойынша бухгалтерлік жазбалар бухгалтерлік жүйеде жүргізіледі, шоттар мен сертификаттар қаржы ведомствосында қағаз түрінде сақталады және шарттық Жұмыстар қызметкерлердің пошта жәшіктерінде. Ақпараттың мұндай «таралуы» қауіпсіздікке, тұтастығына және келісімділігіне өте зиянды, мұндай жағдайларда жұмыс үрдісін автоматтандыру шұғыл болып қалады.

Мамандандырылған ақпараттық жүйелерді енгізуге байланысты проблемалардың көпшілігі шешіледі. Мысалы, кейбір бюджеттік жүйе өзара байланысты бюджеттер жүйесін құруға, мұндай құжаттардың әртүрлі нұсқаларын қалыптастыру мен сақтауға, сондай-ақ олардың мәртебелерін көрсетуге мүмкіндік береді. Мәселен, бюджеттік құжат айналымы мәселесі осындай жүйелерді қолдану арқылы ішінара шешілді.

Дегенмен, заманауи бюджет негіздері, сондай-ақ бухгалтерлік есеп және ERP-жүйелер көбінесе құрылымдық ақпаратпен жұмыс жасайды, яғни кесте түрінде жасалуы және сақталуы мүмкін деректер. Көптеген сарапшылардың пікірінше, кез-келген заманауи бизнестің құрылымдық ақпараттарының жалпы деректерінің тек 20% -ы ғана беріледі, ал қалғандары электронды хат-хабарды, құжаттардың мәтіндерін, келіссөздер мен кездесулердің әртүрлі хаттамаларын, суреттерді және т.б. қамтиды. Көптеген жағдайларда құрылымдық емес мәліметтерді зерттемей-ақ, контекстті қалыпты бағалауға ешқандай мүмкіндік жоқ, оның құрылымы бұрыннан бар. Осындай деректерді сақтау, жинау және кейіннен өңдеу жұмыс процесін автоматтандыру немесе компанияның ақпараттық мазмұнының басқару жүйелері сияқты шараларды қолдану арқылы қамтамасыз етіледі.

Бұл не?

Электрондық құжат айналымы жүйесінің көмегімен ұйым қызметкерлері арасындағы өзара іс-қимыл құжаттардың негізінде ұйымдастырылады. 1С-де құжаттарды басқару құжаттарды жасауды, оларды ұйымға көшіру мүмкіндігін, сондай-ақ олардың көмегі арқылы сипатталған құжаттар мен процестердің орындалуын бақылайды. Осылайша, электронды құжат айналымы компанияға көптеген артықшылықтар береді, өз жұмысын іс жүзінде жаңа деңгейге айналдырады.

Мұндай электронды жүйеде әрбір жеке құжат оны айқын сипаттайтын (ол карталар бойынша мұндай карталар деп аталады) біршама реквизиттердің бар болуымен ерекшеленеді. Картада құжаттың түрі, қалыптасқан күні мен өзгерген күні, автордың аты, сондай-ақ сақтау орны және тағы басқалары болуы мүмкін. Келешекте құжаттарды басқару жүйесі осы картада көрсетілген реквизиттерге сәйкес қажетті құжаттардың сақталуын және шығарылуын қамтамасыз етеді.

Ерекшеліктері

Электрондық құжаттарды басқару ұйымдарға көптеген артықшылықтар ғана емес, сондай-ақ көптеген жаңа мүмкіндіктер ашады, бұл да маңызды.

Орталықтандырылған басқару

Белгілі бір кәсіпорынның қаншалықты үлкен екеніне қарамастан, құжаттарды басқару жүйесі оған айналатын құжаттардың нысандарын жылдам өзгертуге мүмкіндік береді. Мысалы, әртүрлі жауапкершілік орталықтарындағы кез-келген шығындарға өтінім нысанын өзгерту үшін, жүйеде сақталған қолданбаның үлгісіне белгілі бір түзетулер енгізу жеткілікті. Осыдан кейін мұндай өтінімдерді толтырған қызметкерлер ескірген пішіннің құжаттамасын пайдалана алмайды, себебі қолданба аяқталған және осы жүйе арқылы берілетін болады.

Құжаттаманың өмірлік циклын қолдау

Кез келген кәсіпорында тапсырылатын және өңделетін әрбір құжат міндетті түрде бірнеше белгіленген сатылардан өтеді. Мысалы, егер ол корпоративтік бюджет болса, оны алдымен жобалау керек, содан соң белгілі бір уақытта мақұлданып, іске асырылады. Осыдан кейін осы бюджеттің нақты және жоспарлы көрсеткіштері мұқият талданып, мұрағатқа жіберіледі. 1С-де құжат айналымы корпоративтік ортадағы негізгі талаптарды, сондай-ақ компанияның бизнесінің әртүрлі құқықтық нормалары мен салалық стандарттарын ескере отырып, құжаттаманың өмірлік циклын қатаң бақылауды қамтамасыз етеді.

Топтық жұмыс

Электрондық құжат айналымы жүйесі құжаттарға командалық жұмысты ұйымдастыруды әлдеқайда жеңілдетеді және әртүрлі кеңселерде немесе тіпті түрлі қалаларда жұмыс істейтін мамандарды тартады.

Жүйе бір құжаттың жеткілікті мөлшерде нұсқаларын сақтайды және тікелей редакциялаудан басқа олар сізге деректерге түсініктеме беруге мүмкіндік береді, яғни оларға белгілі бір ескертулер мен ескертулерді қосады, ол олар беруге тиіс негізгі ақпаратты қозғамайды.

Құпиялылық

Осындай жүйелердің өте маңызды ерекшелігі мынада: 1C-де құжатты айналымға кейінгі шифрлау арқылы арнайы электрондық қолтаңба арқылы қол қоюға болады. Осының арқасында, қажет болған жағдайда, сіз осы немесе басқа ақпараттың шынайылығын растап қана қоймай, сонымен қатар авторды анықтай аласыз, сондай-ақ әртүрлі деректерді сақтаудың максималды тиімділігіне қол жеткізе аласыз.

Бағдарлау

Егер электрондық құжат айналымы жүйесі жоқ болса, онда мұндай жағдайда белгілі бір бағалы қағаздар жасауға қатысатын қызметкер осы құжаттарды кімге беруге жақсы деп түсінуі керек. Кәсіпорындағы электронды құжат айналымы деректерді дұрыс адамға автоматты түрде жіберуге мүмкіндік береді.

Өздігінен жүру тегін және қиын. Тегін, қажет болған жағдайда, кез-келген адресатқа құжаттарды жіберу мүмкіндігін береді, алайда ең қатаң реттеуді қамтамасыз етеді, алайда ерекше жағдайларда жол қозғалысы ережелерінде орнатылған құжаттардың әрекеті аз уақытқа тоқтатылуы мүмкін (мысалы, құжаттарды қарау үшін құжаттарды жіберу керек Кейбір сыртқы маманға.

Кіруді бақылау

Құжаттарды басқару тұрғысынан компанияның әртүрлі қызметкерлерінің өкілеттіктерін бөлудің бірнеше нұсқасы бар. Осылайша, заманауи жұмыс үрдісін автоматтандыру құралдары адамға деректерді толық бақылауға мүмкіндік береді, өңдеу мүмкіндігін шектейді, тіпті кейбір файлдарды қарауға немесе түсіндірмеуге мүмкіндік береді. Бұл әртүрлі деректермен жұмысты жеңілдетеді, ал ең маңыздысы, әлдеқайда қауіпсіз болады.

Интеграция

Белгілі бір компания ішінде таратылатын ақпараттың максималды тұтастығын қамтамасыз ету үшін кәсіпорында электронды құжат айналымы белгіленген жүйені басқа қаржылық, өндірістік, аналитикалық және т.б. интеграциялауды қамтамасыз етеді. Осындай интеграциялық мүмкіндіктердің арқасында құжаттарды басқарудың қазіргі заманғы жүйелері жиі бағдарламалық қамтамасыз етудің бірнеше түрлерінің арасындағы байланыс түрінде қолданылады .

Осы ақпаратпен қисынды байланысқан барлық жүйелердің құжаттары әдетте контекст деп аталады. Қағаздың немесе электронды хаттың мазмұнын, факстарды, төлем құжаттарын, оқиғалар минуттарын, бейне және аудио жазбаларды және басқа да көптеген ақпаратты қамтуы мүмкін. Құжатқа мәтінмәнді қолмен қосуға немесе нұсқаулықтың қажеттіліктері мен қажеттіліктеріне байланысты осы процесті толығымен автоматтандыруға болады.

Мысалы, бюджетті қалыптастыру және одан кейінгі өзгерістер процесінде құжат айналымын автоматтандырудың қазіргі заманғы жүйесі бірқатар басқа контекстік ақпаратты пайдалануға мүмкіндік береді:

• Нарықты маркетингтік зерттеудің барлық түрлері, соның ішінде тек қана емес, сонымен қатар сыртқы көздерден алынғандар;
• Контрагенттермен (сатып алушылармен немесе жеткізушілермен) әртүрлі келісімшарттар;
• Арнайы нормативтік-анықтамалық құжаттар;
• Кез келген шектеулерді немесе жорамалдарды көрсететін қосымша құжаттар (мысалы, инфляция, валюта бағамы және басқа да деректер);
• Бюджеттің кез-келген нұсқасын талқылау үшін өткізілетін кездесулердің хаттамалары , сонымен қатар процеске қатысушылардың түсініктемелері мен ескертулерінің барлық түрлерін қоса (жиі осындай құжаттар барлық қызметкерлер арасында электрондық пошта арқылы жіберіледі және бюджеттік ақпараты бар файлдардан бөлек сақталады).

Бюджетпен жұмыс істейтін пайдаланушы кез-келген уақытта, егер қажет болса, жоғарыда аталған құжаттардың кез-келгенін көре алады, себебі жұмыс үрдісін автоматтандырудың заманауи технологиялары оны ұзақ іздеусіз жасауға мүмкіндік береді.

Біз қандай жүйелерді пайдаланамыз?

Ресей компанияларында табылған ең кең таралған бағдарламалық жасақтама шешімдерінің бірі - Microsoft Outlook бағдарламасының утилиталарын Microsoft Exchange Server бірге біріктіруі. Бірінші бағдарлама негізінен әр компьютерде орнатылады, ал Exchange Server толыққанды электрондық пошта сервері ретінде пайдаланылады. Электронды құжат айналымын жүзеге асыратын компанияларда салыстырмалы түрде ұзақ уақыт бойы жүзеге асырылғанына қарамастан, мұндай бағдарламалар кейбір орталықтандырылған параметрлерден кейін электрондық поштамен жұмыс істеу үшін ғана платформа ретінде пайдаланылады, тіпті бұл бағдарламалық жасақтама іс жүзінде кез-келген ұйым үшін жұмыс үрдісін автоматтандырудың әділ функционалды құралы ретінде пайдаланылуы мүмкін .

Қазіргі уақытта ресей нарығында ондаған түрлі жүйелермен толығады, соның арқасында құжаттарды басқаруды автоматтандыру қамтамасыз етілді және бұл қолдауды тек батыс ғана емес, сонымен қатар жергілікті әзірлеушілер де ұсынады. Тіпті Microsoft жоғарыда көрсетілген бағдарламаларға қосымша Content Management Server немесе SharePoint Portal Server сияқты қосымша құралдарды ұсынады.

Барлық қолданыстағы жүйелердің ішіндегі ең қуаттысы Documentum деп есептеледі, бірақ негізінен ірі компаниялар мұндай автоматтандыру процесін қолданады. Кейбір компаниялардың құжат айналымы Lotus Notes программалық пакетіне байланысты автоматтандырылған, бірақ оны көптеген «бағдарламашылар үшін дизайнер» деп атайды, себебі оның негізінде толыққанды жүйе құру өте қиын.

Ресей мен Батыс арасындағы айырмашылық қандай?

Егер отандық және шетелдік коммуналдық қызметтер арасындағы негізгі айырмашылықтар туралы айтатын болсақ, олар қол жетімді масштабтаудан тұрады. Мысалы, батыстық әзірлеушілердің жүйелері кез-келген операциялық жүйеде жұмыс істей алатын болса, онда отандық бағдарламалар негізінен олардың біреуіне ғана арналған, және, әрине, бұл Windows жиі. Батыс жүйелері кез-келген ДҚБЖ-ны қолдануға конфигурацияланған. Орыс жүйелерінің мұндай шектеулері кросс-платформалық интеграциялық шешімдерді құру мүмкіндігін қиындатады.

Функционалдылыққа қатысты негізгі айырмашылық Батыста құжаттарды дайындау мен жұмыс үрдісін автоматтандыруда бірыңғай марка бойынша шығарылатын бірнеше бағдарлама арқылы жүзеге асырылады, сонымен бірге ол әртүрлі мақсаттарға арналған. Мысалы, Documentum толық автоматтандыру үшін қолданылатын бірнеше ERP-жүйелерімен, сондай-ақ жобалау және жұмыс процестерін қолдау және т.б. Ресейде әзірленген бағдарламалық қамтамасыз етудің көпшілігі белгілі бір мәселені шешуге бағытталған.

Сондай-ақ, негізгі айырмашылық жұмыс үрдісін автоматтандыру жүйесі болып табылатын екі жақтың да көзқарастарына жатады. Батыс жүйелері ұйымның әртүрлі бизнес-үдерістерін толық автоматтандыруды және одан кейінгі қолдауды қамтамасыз етуге бағытталған, ал отандық бағдарламалар көпшілігі белгілі бір функцияларды автоматтандырады.

Батыс жүйелерінің құны қалыпты электронды жұмыс процесін қамтамасыз ету үшін талап етілетін бағдарламаларды, жабдықтарды енгізу шығындарын есептемегенде, әр жұмыс орнына шамамен 400-ден $ 1000-ға дейін. Іске асыру өзі лицензияның қалыпты құнын жартысына жуығын жұмсайды, себебі жұмыс үрдісін автоматтандырудың көптеген бағдарламалары әртүрлі акциялармен жүзеге асырылады, бірақ кейбір жағдайларда баға - үлкен мәнге ие. Ең күрделі жобалардың бірі қаржылық құжаттарды автоматтандыру жобасына байланысты, өйткені мұндай жобалар үшін лицензияның құны шамамен 2-3 есе жоғары.

Ішкі бағдарламалар әр жұмыс орнына 200-600 АҚШ доллары көлемінде сатылады, сонымен қатар, қосымша бағдарламалар мен түрлі жабдықтардың құны ескеріледі. Соңғы талдауда салыстырмалы шығындарды есептеу батыс жүйесіндегідей жүзеге асырылады.

Ерекшеліктері

Көптеген жағдайларда құжаттарды үйлестіруге байланысты процестер, мысалы бастапқы жинау және бюджетті одан әрі енгізу процесі автоматтандырудың басымдықтары болып табылады. Дегенмен, көптеген командалар офисті автоматтандыруды және құжат айналымын қолданады, яғни шығыс және кіріс құжаттамаларын рәсімдеу рәсімдерімен.

Электронды жүйені енгізу негізінен кез-келген басқа автоматтандырылған жүйелерді енгізуден ерекшеленбейді, сондықтан осы жобаның айрықша ерекшеліктерін атап өтуге болады.

Корпоративтік сақтауды құру

Құжаттарды басқару автоматтандыру жүйесін енгізу кез келген жағдайда барлық құжаттамалар сақталатын корпоративтік репозиторийді құруды көздейді. Мұндай репозиторийдің логикалық құрылымы, қауіпсіздік саясатын әзірлеу және одан әрі енгізу, сондай-ақ құжаттарды сақтау иерархиясы барынша күтімді қажет етеді және жобаның бастапқы кезеңінде жүзеге асырылуы тиіс.

Ол ерте кезеңі бірыңғай корпоративтік қоймасы ағымдағы сақтау жерлерде барлық құжаттарды жылжыту үшін жасалуы мүмкін, сондықтан сақтау функциясы, жобалау басында өрістеуі мүмкін екенін есте ұстау қажет. Нәтижесінде, пайдаланушылар жүйенің негізгі функцияларын кез келген танысуға, және бір мезгілде меңгеру және оны қолдану мүмкін. жүйелерін іске қызметкерлердің бейімделуіне жеделдету және т.б. құжаттамаға өзгерістер туралы ескертулер, жаңа құжаттардың пайда болуы, сондай-ақ қызмет көрсету функцияларын пайдалану арқылы болуы мүмкін

Осылайша, жұмыс процесі, оның операцияларын дамыту және жетілдіру ұмтылады кез келген заманауи компания үшін қажетті.