Мұрағаттауға қойылатын талаптар. Ұйымдардың мұрағаттарының негізгі ережелері

Мұрағат ұйымның бөлек құрылымдық бөлімшесі ретінде болуы мүмкін немесе кеңсе жұмысының ажырамас бөлігі бола алады. Ол қолданыстағы жұмыс үрдісінің көлеміне байланысты.

Оны қалай ұйымдастыруға болады

Кез-келген кәсіпорынның немесе ұйымның мұрағатын құру нақты әрекеттер жиынтығын іске асыруды талап етеді:

1. Құжаттар үшін тиісті сақтау бөлмесін таңдап, оны дұрыс жабдықтау керек.
2. Нормативтік талаптарға сәйкес келетін жағдайлар жасау үшін қамқорлық қажет.
3. Техникалық тұрғыдан - архивке қажетті жабдықты сатып алуға және орнатуға қажет.
4. Депозитарий барлық қажетті құжаттарды мұрағаттауды ұйымдастыру тәртібін ұйымдастыруға міндетті.
5. Бұл бөлімшенің нормативтік базасы әзірленіп, бекітілуі керек.

Бұл шаралардың орындалуы мұрағаттық құжаттарды сақтауды және оларды қажетті күйде сақтауды қамтамасыз етеді.

Архивист кім?

Архивтерді ұйымдастыратын және құжаттарды одан әрі сақтауға болатын қызметкерлерге қойылатын талаптар қандай? Кастодианның позициясы және, мысалы, клерк немесе клерк біріктірілуі мүмкін бе?

Архивист - архивтік қызметті ұйымдастыру міндеті болып табылатын маман. Өзіне тапсырылған құжаттардың қауіпсіздігі үшін ол толық жауап береді. Оның жұмыстары белгілі бір нұсқаулардан өтпестен немесе тіпті (егер қажет болса) мемлекеттік мұрағат мекемесінде тағылымдамадан өтпестен мүмкін емес.

Оның функцияларын басқа қызметкерге ауыстыруға болады, ол қосымша жұмыс болып табылады. Әдетте мұрағатшының міндеттері жеке адамға тапсырылатын құжаттардың көлемі жеткілікті үлкен болған жағдайда беріледі. Ірі ұйымдарда штат кестесінде бұл мақсат үшін бөлек пост ұсынылады. Сол жағдайда, әдетте, ресми нұсқаулық мұрағатшыға тапсырылған жұмыс түрлерін, сондай-ақ оның міндеттері мен құқықтарын көрсете отырып жасалады.

Ең бастысы - бұйрық

Ұйымның архивіндегі жағдай арнайы әзірленген кестеге сәйкес жіберіледі. Оның құрамы құжаттарды тапсыру және мұрағатшы мақұлдаған құрылымдық бөлімшелердің басшыларымен келісілуі керек. Мұрағатта жұмыс құжаттары сақталып қана қоймай, мерзімді түрде қолданылатындықтан, ұйым қызметкерлері, сондай-ақ үшінші тараптың мүдделі тұлғалары ұсынған өтінімдерге сәйкес оларды берудің ережесін (қажет болған жағдайда) анықтау қажет.

Құжаттарды беру белгілі бір кітаптарда тіркелуі керек. Процесті жүргізу үшін сыртқы ұйымдарға уақытша пайдалану тәртібіне істерді тапсыру туралы талап-тапсырмалар, іс-әрекеттер бар (басқалардың арасында олар прокуратура мен сотты қамтуы мүмкін). Құжаттар өз қызметкерлеріне бір айға дейін және сыртқы құрылымдардың өкілдеріне үш айға дейін беріледі.

Ұйымдардың мұрағаттарының негізгі ережелері

Басшылықпен бекітілген Ерекше Ереженің негізінде мұрағат жұмыс істейді, сондай-ақ кез келген құрылымдық бөлімше. Оның қызметкерлері өздерінің жұмысында өздерінің лауазымдық сипаттамаларын ұстанады. Кәсіпорында қабылданған Ережеде ұйымдардың мұрағатын пайдаланудың негізгі ережелері белгіленеді (мәртебесі, қызметі, құқықтары мен міндеттері, сондай-ақ қажетті құжаттардың құрамы). Оның негізгі міндеттері:

1. Құрамы осы Ереженің жеке бөлігінде тізілген құжаттармен мұрағатты аяқтау.
2. Материалдардың жазбаларын сақтаңыз және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз етіңіз.
3. Бар құжаттарға ғылыми және анықтамалық аппаратты әзірлеу.
4. Мұрағаттық материалдарды пайдалану тәртібін жүргізуге рұқсат етіңіз.

Егер ұйымның Ресей Федерациясының Мұрағат қорына жататын құжаттары бар болса, оларды дайындау және оларды тұрақты сақтауға беру үшін мемлекеттік репозиторий - осы құрылымдық бөлімшенің сыртқы міндеттерінің бірі.

Оның функционалдығы

Мұрағаттың функциялары өзіне жүктелген міндеттерден жүйелі түрде жүреді. Негізгі болып табылады:

1. Өзіңіздің меншікті сатып алу көздеріңізді, яғни ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің тізімдерін ұстаңыз.
2. Оларды сақтауға арналған қалыпты пішін құжаттарынан алыңыз.
3. Алынған материалдарды ескеріп, оларды толық қауіпсіздікпен қамтамасыз етіңіз.
4. Мұрағаттық құжаттамаға қатысты анықтама жүйесін құру және қолдау.
5. Басшылықтың және оның құрылымдық бөлімшелерінің ақпараттық сипатын сақтау.
6. Жеке және үшінші тұлғалардың өтініштеріне сәйкес құжаттарды беруді және пайдалануды ұйымдастырады, оларды пайдалану процесін ескеру және талдау.
7. Азаматтардың әлеуметтік-құқықтық сипаттағы өтініштеріне өтініштер мен ресми жауаптар дайындау.
8. Белгілі бір құжаттың құнын бағалау бойынша іс-шараларды жүргізіп, оны тұрақты түрде сақтау үшін муниципалды немесе мемлекеттік мұрағатқа беру тәртібін (егер бұл ұйым жоғарыда аталған мұрағаттарды сатып алу көздері болып табылса) өткізеді.
9. Тіркеудің дұрыстығын және сатып алу көздеріндегі мұрағаттық істерді өз құрылымдық бөлімшелерінде де, басқа ұйымдарда да қалыптастыру.
10. Кәсіпорынның бизнес номенклатурасын жүргізу бойынша жұмысты ұйымдастыру.
11. Әрбір құрылымдық бөлімшеге құжаттамамен жұмыс істеу кезінде практикалық және әдістемелік көмек көрсету.
12. Архивтерді дамыту және құжаттарды басқару процесіне қатысу.
13. Менеджменттің құжаттамамен қамтамасыз етілуіне байланысты лауазымдарда қызметкерлер мен қызметкерлердің біліктілігін арттыру мақсатында жүргізілетін іс-шараларға қатысу.

Қайда орналастыру керек

Келіңіздер, қазір мұрағатты орналастырудың талаптары қандай екенін қарастырайық. Ең алдымен, ескеру керек, бұл оны қираған ғимараттарға, ағаштан жасалған ғимараттарға, негізгі ғимараттарды ғана емес, сонымен қатар жертөлелерге, сондай-ақ ғимараттарға, Пешпен жылытылады.

Егер тұтастай құрылым құрылымдық құжаттарды сақтауға бейімделген болса, оқшауланған бөлме міндетті түрде мұрағат үшін сақталған.

Егер сіздің ұйымыңыз өз архивін жақын арада құруды жоспарласа, төменде сіз дайындық процесінде ескерілуі қажет талаптар тізімімен таныса аласыз. Сонымен, мұрағатқа қойылатын негізгі талаптар қандай, оның міндеті барлық қажетті құжаттарды мұқият және сенімді түрде сақтау болып табылады?

Қолжетімді болуы керек тізімдер

1. Мұрағат.
2. Құжаттарды қабылдау, оларды уақытша сақтау, сондай-ақ акклиматизациялауға арналған үй.
3. Құжаттар қолданылатын бөлме.
4. Қызметкерлерге арналған жұмыс бөлмесі (немесе бөлме).

Орын жеткіліксіз болған кезде ...

Архивтің аумағы бірнеше бөлмелерді бөлуге мүмкіндік бермеген жағдайда, бірыңғай кеңістік бөлімдермен бөлінген аймақтарға бөлінуі керек. Бұл жағдайда қатаң ұстануға тиіс негізгі талап - бір-бірінен құжаттарды сақтау орындарынан оқшаулап, онымен жұмыс істеу.

Мұрағат ретінде пайдаланылатын құжаттық дүкен ретінде салынған жеке ғимарат немесе ғимарат өрттің пайда болу қаупі бар объектілерден алынады. Олардың қатарына автотұрақтар, жанармай бекеттері немесе гараждар жатады. Ғимараттың тікелей жанында немесе мұрағаттың орналасқан жерінде ауаның ластану көзі ретінде қызмет ететін объектілер болмауы керек.

Ең дұрысы, мұрағаттар әрқашан барлық қажетті ережелер мен ережелерге сәйкес салынған ғимарат үшін ғана арналған жеке ғимаратта орналасуы керек. Бірақ, өкінішке орай, шындық өз жағдайын тудырады, және көптеген ұйымдарда құжаттар бұрыннан бар ғимаратта сақталып, осы мақсаттарға түрлендірілген және бейімделген.

Ереже не айтады

Мұрағаттың ғимараттары мен үй-жайлары бойынша нормативтік талаптармен танысайық. Олар мыналар:

1. Болашақта сақтау орнына ие болатын ғимарат әкімшілік ретінде қарастырылуы керек. Мұрағатты тамақтандыру қызметтері, азық-түлік дүкендері орналасқан, өрт қауіпті және агрессивті санаттардағы заттар сақталған және тиісті химиялық технологиялар қолданылатын жерге орналастыру қатаң тыйым салынады.
2. Оны жылынбайтын бөлмеде және санитарлық-гигиеналық талаптар сақталмаған жерде орналастыру мүмкін емес. Жоғалған мұрағат ғимаратының жол берілмеуі жоғарыда айтылған.
3. Мұрағатты орналастыру үшін өртке қарсы талаптарды сақтау өте маңызды. Ықтимал өрттің қауіпсіздігі құжаттарды сенімді сақтаудың ең негізгі шарттарының бірі болып табылады. 2009 жылдың қаңтарында Ресей Мәдениет министрлігі №3 бұйрығымен Ресей Федерациясының Мемлекеттік және муниципалдық мұрағаттардың арнайы өрт қауіпсіздігі ережелерінде белгіленген бірқатар нормативтік талаптарды бекітті. Құжатты сақтаған кезде бұл ережені қатаң сақтау керек.
4. Ғимараттың құрылысы оны су басу мүмкін еместігін қамтамасыз етуі керек. Бөлмеде бос шығу болуы керек. Ешқандай жағдайда магистральды құбырды (су немесе газ) өтуге болмайды.

Мұрағатты жертөлеге қоюға болады ма?

Мұрағат қоймасын жертөле бөлмесінде, жоғарғы қабаттарда орналастырмау немесе шатыр алаңын қайта жабдықтау үшін өте ыңғайлы.

Қажет болған жағдайда, осы Ережеден ерекше жағдайлар болуы мүмкін. Олар жертөле құрғақ және жақсы қыздырылған кезде қабылданады, жасанды желдеткішпен жабдықталған, сағат ішінде екі-үш рет ауамен алмастыруға қабілетті. Жоғарғы қабаттардағы немесе шатыр үйінде орналасқан мұрағат тиісті температура мен ылғалдылық режимі қамтамасыз етілген жағдайда ғана мүмкін болады.

Маңыздысы - мұрағатты сым құрылғыларына қатысты орналастыру. Ол герметикалық розеткалармен жабық типті болуы керек. Портативті электр жабдығының крандары резеңке оқшаулаумен жабдықталған. Үйде жалпы немесе едендік қосқыштардың қоймасы болуы мүмкін емес.

Мұрағатты сақтауға арналған құрылыс материалдары ретінде шаңданбайтын және коррозияға қарсы материалдар таңдалады. Өрт сөндіру жүйесі бейтарап құралдармен жабдықталуы керек, құжаттарға қауіпсіз болуы керек. Жинау кезінде өртті пайдаланып, жылыту құралдарын қосу немесе бөтен заттарды салуға болмайды.

Жинақтау

Таңдалған аумақты мұрағаттау үшін барлық жоғарыда көрсетілген талаптарға сәйкес келтіргеннен кейін ол қолайлы немесе жарамсыз болып табылатынына қатысты соңғы шешім қабылданады. Санитарлы-эпидемиологиялық қадағалау және мемлекеттік өртке қарсы бақылауды тексергеннен кейін осындай шешім қабылдауға болады. Мұрағат егжей-тегжейлі емтихан тапсыру рәсімінен кейін ғана жоспарланған жерде орналастырылуы мүмкін.

Оның мақсаты бөлменің өртке қарсы тұрақтылығын анықтау және тиісті дәрежені анықтау, негізгі құрылымдарды беріктікке тексеру, қабаттар арасындағы қабаттардың әлеуетті жүктемесі (сақталған құжаттаманың салмағы мен архиві үшін), желдету және жылыту жүйелерінің болуын және ағымдағы жағдайын тексеруге мүмкіндік береді.

Аудитке ұйымның өкілдері (көбінесе болашақ мұрағат қызметкерлері) және барлық тиісті қызметтердің қызметкерлері - құрылыс, өрт, қауіпсіздік және т.б. қатысады.