Ұйымдағы келісімшарттарды сақтау: нормативтік база, мерзім

Келісімшарттарды орындау белгілі бір проблемаларға байланысты. Атап айтқанда, кейбір жағдайларда бұл нақты құжаттың қандай түрін тағайындау керек екенін, оны сақтау қаншалықты, қандай жағдайда, оны қалай жоюға болатынын және т.б. анықтау өте қиын. Барлық осы факторлар заңмен реттеледі, бірақ әртүрлі жағдайлардағы сол келісімшарт әртүрлі сақтау уақыттарын талап етуі мүмкін, сондықтан жиі кездесетін қиындықтар, түсініксіз түсініктер және т.б. Мұның бәрін түсіну қажет, бірақ бұл қиын болуы мүмкін. Архивте келісімшарттарды сақтау сияқты заңнама талаптарының сақталмаған жағдайда, құжаттарды басқару тек ықтимал емес, сонымен қатар ықтимал жазалау немесе айыппұл тұрғысынан қауіпті болуы мүмкін.

Неге сақтау керек?

Келісімшарттар тек қана әрекет ету уақытында ғана емес, сонымен қатар одан әрі де болуы керек. Мүмкін, кейбір құжаттар осы құжаттарда көрініс табуы мүмкін, басқарманың талап ететін белгілі бір деректер және т.б. болуы мүмкін. Көптеген даулы жағдайлар, әдетте, бір немесе басқа тарап өз міндеттемелерін орындауына әділетсіз түрде келетіндіктен тұрады, сотта сот тәртібімен де, формальды да келісім арқылы шешілуі мүмкін. Сондай-ақ мемлекеттік бақылау органдары жүзеге асыратын белгілі бір кезеңдерді тексеру мүмкіндігін ескеру керек. Олар сондай-ақ белгілі бір мерзімге құжаттаманы сұратуы мүмкін және егер ұйымдағы келісімшарттарды сақтау, оларды жоюдың соңғы мерзімі және басқа да осындай функциялар дұрыс орындалмаса, өте маңызды айыппұлдар қолданылуы мүмкін. Әрине, көшбасшылық бірінші кезекте кінәлі болады, бірақ жағдай тұрақтандырылғаннан кейін, басшы есте сақтайды, оның кінәсіне тең проблемалар болған. Яғни келісімшарттар мен басқа да құжаттар қатаң түрде қарастырылуы тиіс. Көптеген компанияларда олар үнемі мұрағатты кеңейтуді қалайды және, мүмкін, қиындықтарды болдырмау үшін ештеңені жоймайды, қателерді жасауға және салдарын анықтауға тырысады.

Заңнама

Заңда белгілі бір құжатты дұрыс бағалау мүмкін емес екенін ескермейтін болсақ, ұйымдағы келісімшарттардың сақталуын анық сипаттайды. Тұтастай алғанда, келісімшарттар үшін тікелей заңдар жоқ, олар жұмыс істеу барысында қалыптасқан типтік мұрағаттық құжаттардың (немесе әкімшілік-мұрағаттық құжаттардың) жалпы тізімінде, ұйымдарда, мемлекеттік мекемелерде, жергілікті өзін-өзі басқару органдарында және т. Басқарушылық және қарапайым құжаттары бар тізімдердің екеуі де Ресей Федерациясының Мәдениет және бұқаралық коммуникациялар министрлігінің бұйрығымен бекітілген. Басшылық құжаттарына қатысты 2010 жылғы 25 тамыздағы 558 және екінші түрі - 2007 жылғы 31 шілдедегі № 1182. Бұл құжаттарды оқып-үйрену ұсынылады, бірақ белгілі бір мекемеде қолданылатын және белгілі бір жауапкершілік аймағына сілтеме жасайтын құжаттарды таңдаған дұрыс. Тізімдерде бәрін еске түсіру үшін тым көп ақпарат бар, бірақ сіз қандай құжаттардың сақталуына байланысты екенін анықтасаңыз, келісімшарттарды сақтау әлдеқайда жеңіл әрі оңай болады. Көптеген жағдайларда барлық пайдаланылатын қағаздар 3-4 тармаққа жетеді.

Түрлі типтер

Келісімдерді бөлуге арналған екі негізгі жүйе оларды сақтау үшін қолданылады. Осылайша, ең аз таралған жүйе сақтау мерзіміне байланысты. Қысқа мерзімді, ұзақ мерзімді және тұрақты сақтауды бөліңіз. Бірінші нұсқа 10 жылға дейін келісімшарттың болуын білдіреді. Екінші - 10 жылдан астам. Тұрақты жиі құжаттың түпнұсқасын жою мүмкін болмағанда ғана қолданылады. Бұл жүйе өте ыңғайлы емес. Мерзімі осындай түрде анықталатын мұрағатта сақталатын келісімшарттардың сақталуы көбінесе шатастыруға және қателіктерге әкеледі, бұл шын мәнінде құжаттарды басқару процесін дұрыс енгізуге көмектеседі. Сондықтан, неғұрлым кең тараған жүйе келісімшарттың түріне байланысты. Кәсіпорындардың көпшілігінде олар үш негізгі нұсқасы: профиль, экономикалық және еңбек. Бірінші және екінші бөлігі негізінен ұқсас, және олар әдетте бес жыл бойы сақталады. Профиль осы ұйымның негізгі қызмет саласына тікелей қатысы бар барлық келісімшарттар мен жалпы құжаттарды білдіреді. Үшінші, келісімшарттардың еңбек түрі көптеген жағдайларда тек 5 жыл бойы сақталады, бірақ белгілі бір жағдайда бұл кезең айтарлықтай ұлғаюы мүмкін. Мысалы, жеке шот болмаған жағдайда, осындай еңбек келісім-шартын 75 жыл бойы сақтау керек, бұл өте ыңғайлы емес. Шын мәнісінде, егер мәселеге ерекше назар аудармасаңыз, сақтау мерзімін 5 жылға шектеуіңізге болады және проблеманы бұдан да есте сақтай алмайсыз. Бірақ мұндай жағдайда мұндай форманың сақталуы міндетті түрде орындалуы керек кезеңді көбейте алатын кейбір факторлар жіберілуі мүмкін, сондықтан сіз кез-келген адамнан аулақ болуға тырысатын жақсы немесе басқа да қиындықтарды табуға болады.

Мұрағатқа көшу

Келісім-шарттардың мерзімі аяқталған мұрағатқа беру рәсімі кәсіпорынға байланысты өзгеше болуы мүмкін. Кейбір жағдайларда қызметкер құжаттарды бір-бірімен біріктіреді және оларды мұрағат деп қараңғы бұрышқа орналастырады. Бірақ басқа компаниямен барлық процедура нормативтік құжаттамада нақты анықталуы мүмкін, мұрағатты басқаратын жеке тұлға, тіпті арнайы номенклатуралар, құжаттарды ресімдеу ережелері, журнал журналы және т.б. болады. Екі нұсқасы көптеген факторларға байланысты ыңғайлы болуы мүмкін. Мысалы, бірінші нұсқа қарапайым айналымы бар шағын компанияға жарамды. Сол қараңғы бұрышта әрдайым қиындықсыз кездесетін құжаттар көп болмайды. Екінші аталған жағдай қазірдің өзінде көптеген қызметкерлері бар елеулі корпорацияларға жарамды және құжаттарды айналымға батыруға болмайды. Кез келген меншік нысанын ұйымдастыруда келісімшарттарды сақтауды ерекшеленетін жалпы ереже мұрағатқа көшу уақыты болып табылады. Қызметкерлер, әдетте, қандай мерзім өткеніне қарамастан, белгілі бір мерзімнен бұрын құжаттарды жіберуі тиіс. Әдетте бұл мұрағат жыл басында орын алады. Яғни, ақпан айында келісімшарт аяқталған болса да, сіз оны келесі жылы сақтап қойыңыз деп күтуіңіз керек.

Жою

Жоғарыда айтылғандай, келісімшартты бұзу мүмкін емес. Алдымен сіз дұрыс уақытты өткізгеніңізге көз жеткізуіңіз керек. Сонда ғана осы құжатты бұза аласыз. Бірақ бұл әрекеттер көбінесе олардың салдарынан қауіпті болуы мүмкін, сондықтан қызметкерлердің көпшілігі оларды тек қана басшылықтың санкциясымен ғана орындауға тырысады. Ұқсас: қызметкер барлық мерзімі өткен құжаты немесе мерзімі аяқталғаны туралы құжаттарды жинайды. Кәсіпорындағы келісімшарттарды сақтау, осы таңдау процедурасы көп уақытты қажет етпейтін етіп ұйымдастырылуы керек. Содан кейін, алынған тізім негізінде, басшылыққа есеп беріліп, құжатқа қол қойылған, беріліп, және мұның бәрі аяқталғаннан кейін келісімшарттарды және басқа ұқсас бағалы қағаздарды тікелей жою процесін бастайды. Архивте үздіксіз келіссөздер жүргізу - бұл ең жақсы шешім емес, әсіресе кейбір компаниялар тіпті олардан аз ақша табуға, оларды қоқысқа тастауға және т.б.

Бухгалтерлік есепке алу және сақтау жүйесінің мысалы

Қызметтің барлық ерекшеліктері мен негізгі ұғымдарын жақсы түсіну үшін жазбаларды басқаруды ұйымдастырудың салыстырмалы қарапайым мысалы келтіре алады. Осылайша, қызметкер, әдетте бухгалтерия бөлімшесі бар, контрагенттермен немесе басқа ұқсас бағалы қағаздармен келісімшарттарды сақтауға жауапты. Оның бөлек папкасы бар, олар үнемі жұмыс істеп жүргенде. Келісімшарт жабылғаннан кейін, ол басқа қалтаға ауысады. Арнайы тізілімді электронды түрде жасауға ыңғайлы болады, онда көрсетілген барлық құжаттар сақтау мерзімін көрсете отырып, тізімге енгізіледі. Бірақ басында бұл кезең анықталуы керек. Барлық бөлімшелерге, олардың маңызын жақсырақ түсіну үшін, белгілі бір дәрежеде келісімшарттармен айналысатын қалтаға өту керек. Тәжірибе жинақталғандықтан, мұндай әрекеттердің қажеттілігі жоғалады. Содан кейін, құжаттардың қайсысы нақты көрсетілсе, оны сақтаудың белгілі бір кезеңін анықтайды. Кейбір жағдайларда, келісімшарттың жабылу күнін көрсету ыңғайлы болады және оған 5 жыл (немесе одан да көп) қосу, қағазды қашан жоюға болатынын анықтау. Шын мәнінде, тіпті осы мәселені ұйымдастырудың басында да рәсім өте күрделі емес және ұзақ уақытқа қарай ол жеңілдетіледі. Мерзімі бекітілген ұйымдарда келісімшарттарды сақтау стандартталған болады, бүкіл процесс бірнеше минутқа созылады. Ал қазір белгілі бір құжаттарды жоюға болатын жыл келді. Олар ықтимал қателер үшін тексерілген қалтадан алынады және осы жұмыстардың тізімімен қатар, қарау үшін жіберіледі. Ол, өз кезегінде, тізімдегі барлық нәрселердің шынымен екендігін тағы бір рет тексеруі керек, себебі бұл проблема болғанда кінәсіз болып қалады. Егер бәрі дұрыс болса, менеджердің жоюға рұқсаты бар, мұнда бәрі өз түсінігімен келеді. Біреу ғана құяды және тастайды. Басқалары шашыратқышты пайдаланады. Басқалары оны қоқысқа тастайды, олар оны жандырады және тағы басқалар.

Сақтау мерзімі басталған кезде

Бұл өте маңызды мәселе, өйткені онымен бірге көптеген қателіктер пайда болады. Бұл жағдайда RB немесе РФ кәсіпорнында келісімшарттарды сақтау дәл солай және жаңа құжат басталған кезде басталады, онда нақты құжат жұмыс істемейді. Мысалы, 2010 жылдың 15 шілдесінде аяқталған шарт бар. Ол 5 жылға сақталуы керек, бірақ ол 2015 жылдың 15 шілдесінде емес, 2016 жылдың басында жойылуы мүмкін. Яғни, есеп 01.01.2011 ж. Өткен жылдың жетінші айынан емес, өткен. Әдетте, қателердің ықтималдығын барынша азайту мақсатымен, алдын ала белгіленген мерзімге бір жыл қосылады. Тек қана өтіп кеткеннен кейін, жою рәсімі басталады.

Сақтаудың ерекшеліктері

Жалпы алғанда, мұрағаттың қалай жұмыс істеуі және жұмыс істеуі туралы арнайы ұсыныстар бар. Ең дұрысы, жауапкершілік шарттарын сақтау, контрагенттермен есеп айырысу, еңбек келісімшарттары және ұқсас құжаттар желдеткіш және құрғақ бөлмеде болуы керек. Сонымен бірге қағаздар сөрелерде (ашық немесе жабық) орналасқан. Егер олар қатаң есеп беру формалары немесе «сауда құпиялары» деп жіктелген құжаттармен байланысты болса, онда арнайы сейфтер болуы керек. Негізінде, ешкім бұл сәтті тексермейді, өйткені бұл кәсіпорынның өзі үшін пайдалы ұсыныстар. Мағынасы өте қарапайым: егер жүйе өзі жазаланбаса, онда ол қағаздар болмауы үшін жиі жазалануы керек. Егер су тасқыны болған болса немесе құжаттар басқа бірдей жолмен жойылса, онда нақты кәсіпорын ғана кінәлі болады.

Жауапкершілік және орындаушылар

Келісімдерді сақтауға кіретін барлық нәрсе үшін басты және негізгі жауапкершілікті ұйым басшылығы көтереді. Мәселелер болған жағдайда мемлекеттің алдында жауап беретін және барлық ықтимал проблемаларды бастан кешкен ол. Одан кейін, әдетте, бас бухгалтер, заңгер және құжаттарды сақтауға жауапты қызметкер бар. Бірақ, әдетте, бұл адамдардың бәрі өздерінің қателіктерінде жетекшінің өзі жазалайды. Іс жүзінде салыстырмалы түрде кішкене ұйымдардың көпшілігінде келісім-шарттық бақылау жүйесі есепке алынады. Ал осы бөлімде бас бухгалтер өздігінен немесе жалпы дауыс беру арқылы нақты жауапты адамды тағайындайды. Кейбір жағдайларда бұл адам қосымша жұмыс көлемін өтеуі тиіс жалақының аздығын арттырады, бірақ көбінесе қаражаттың жетіспеушілігіне немесе басқа да ұқсас факторларға негізделмеген соңғы тармақ жөнелтілмейді. Сирек жағдайларда, адвокат құжаттардың тұтастай сақталуына және келісім-шарттарға жауап береді. Бірақ бұл өте ыңғайлы емес, себебі бұл адам тек келісімшартқа жауап бере алады, ал қалған жұмыстарымен әдетте үстірт ғана таныс. Бұл нақты мәселемен айналысатын жеке адам болған кезде өте ыңғайлы. Бұл мүмкін болатын дәл болады және басқа да қызметкерлер жасай алатын сияқты жағымсыз қателерді жасамайды.

Нәтиже

Ұйымдағы шарттарды сақтау барлық құқық нормаларына толық сәйкес келу қағидаты бойынша жүзеге асырылады. Бұл компанияның барлық проблемаларын жоюға мүмкіндік беретін алғышарт. Бұл жағдайда шағын нюанстар, ішкі нормативтік актілер, регистрлер және олармен байланысты құжаттама фирмалардан фирмаға әртүрлі болуы мүмкін. Басшы жауапты, бірақ ол оны басқа адамға бере алады. Бұл менеджменттің жұмысын жеңілдетеді, бірақ ол қателердің барлығына жауапкершіліктің толық тереңдігін жоймайды. Яғни, мұрағаттық құжаттамамен жұмыс істеуге тапсырылған қызметкер жауапты болуы керек және өз функцияларын түсініп, оны нақты ақшаны алу үшін ауызша ризашылық білдіруі керек, әдетте төлемді қосымша қаражатпен өтемей, жүктемені ұлғайтуға болады.