Мұрағаттық жазбаларды басқару ұйымы: ГОСТ, нұсқаулар, құжаттар, ережелер. мұрағат жазбалар басқару үшін нұсқаулар

Мұрағаттық басқару ережелері компанияның ағымдағы қызметiне тартылмаған, жұмыстар мен материалдармен жұмыс қойылатын негізгі талаптарды қамтиды жазады. Олар осы сәйкес тұжырымдалады нормативтік-құқықтық базаны, нормативтік көлемі өңдеу, құрастыру және ақпаратты сақтау. Мұрағаттық құжаттарды басқару үшін стандартты жиынтығының шеңберінде пайдаланылатын негізгі терминдер. технология мен озық ақпараттық технологияларды пайдалану шоты жетістіктерді оларды әзірлеу кезінде. мұрағаттық жазбалар басқарудың негізін одан әрі қарастырайық.

Ауруға шалдығу

Нұсқаулар мұрағат жазбалар басқару үшін мемлекеттік органдарға қолданылады. Олар сондай-ақ, жұмыс жекелеген түрлерін жүзеге асыратын бизнес үшін талап етіледі. Атап айтқанда, ережелер Ресей Федерациясының мұрағат қорының құжаттарын сипаттамасы, тіркеу, сақтау және пайдалану бөлігінде, мемлекеттік меншікке аталады қолданылады.

жоспарлау және есеп баяндалған ережелерді басшылыққа фильм, Фонограммалар, бейне, фотосуреттер, карталар, ғылым мен техника, телеметрия ақпаратты, жұмыс істеу кәсіпорындардың бөлімшелері.

баж және РФ ҚК құжаттарды уақытша сақтауға арналған мұрағаттарда ұйымдар құруға құқығы (1993 жылдан бастап) салалық заңнаманың, (1994 және 1998 жылғы) жағдайын негізін қамтамасыз етеді. нормативтік база облыстық маңызы құқықтық актілер құрайды. ережелер құжаттарға қатысты емес деп саналады, Федералдық заңмен реттеледі жұмыс 30.11.1995 жылғы 5485-1 Президентінің Жарлығымен және № 1203, №

аяқталу

Ол кәсіпорын бөлімшелерінің құжаттық базасын жүйелі толықтыру болып табылады. Жинау анықтау кіреді:

1. Көздері.
2. алынған материалдар құрамы.

Осы қызметтің бір бөлігі ретінде, сондай-ақ мұрағатқа құжаттарды тікелей аударуды жүзеге асырылады. көздері болып:

1. Кәсіпорын бірлік.
2. Жеке тұлғалар.
3. Заңға тәуелді құрылымы.

материалдардың құрамы

мұрағат жазбалар үшін басқару нұсқаулық деп сатып алу (10 жылдан астам) уақытша істерді және тұрақты сақтау жүзеге асырылады орнатады. Сондай-ақ, қызметкерлердің туралы ақпарат жинақталған. кемінде 10 жыл жарамдылық мерзімі жағдайлары, әдетте, мұрағаттар берілетін емес. Олар кәсіпорынның тиісті бөліктерінде қамтылған. Мұндай заттарды жарамдылық мерзімі соңында жойылуға жатады. жеке-дара сипаттағы Толығырақ иесінің өтініші бойынша беріледі. Кейіннен олар тұрақты мазмұн үшін мемлекеттік мұрағатқа жіберіледі. аударым, сондай-ақ материалдар кәсіпорындар прекурсорлармен және таратылған ведомстволық бағынысты құрылымдар болып табылады.

Мұрағаттық жазбаларын басқару және номенклатурасы

Кәсіпорын ақпараттық материалдармен жұмысты жүзеге асыратын уәкілетті қызметкерлері, жағдайларды жүйелі тізімін жасау. Ол номенклатурасы деп аталады. оның қалыптасу кезінде көрсетеді сақтау мерзімі материалдар. мұрағат жазбалар үшін басқару қолмен номенклатурасы әзірлеуге қызмет көрсету мониторингін және жеңілдету үшін уәкілетті бөлімшеге көздейді. Жүйелі тізімі тұрақты және уақытша (10 жылға дейін) сақтау ақпараттық материалдарды босалқылар қалыптастыру үшін негіз ретінде қызмет етеді. Номенклатурасы, сондай-ақ ірі бухгалтерлік құжат болып табылады. Ол кем дегенде 10 жыл мерзімге, оның ішінде уақытша сақтау жағдайларды тіркеу үшін пайдаланылады. жүзеге картотекасы актілерді әзірлеу кезінде құрылған номенклатурасы жүйелеу схемасы пайдаланылуы мүмкін.

сыныптау

басқару номенклатурасын үш түрі бойынша жүзеге асырылады мұрағаттық жазбаларын жүргізу:

1. Типтік.
2. Үлгілі.
3. (Нақты компания үшін) жеке.

бірінші ұқсас мекемелерде жинақталатын материалдарды құрамын анықтайды. Стандартты номенклатурасы нормативтік құжат болып саналады. Шамамен жүйелеу индексін көрсете отырып, оның қолданылу қамтылған кәсіпорындар үшін ақпараттық материалдар шамамен құрамын анықтайды. Ол ұсынымдық сипатқа ие. жүйелеудің осы түрлерін жеке диапазонында қалыптастыруда пайдаланылатын және өзгерістер жоқ оған ауыстырылды.

дайындау ерекшеліктері

құрылымдық бөлімшелерінің номенклатурасына сәйкес белгіленген нысан бойынша жүйеленген мұрағат кәсіпорын жазбалар басқару үшін құжаттар. соңғы басшыларының келісілген және қол қойылуы тиіс.

Кәсіпорынның номенклатурасы жалпы түрінде жасалады. Ол мұрағат басшысы немесе қызмет көрсету немесе уәкілетті қызметкерінің басшысы қол қойған жауапты тұлға, қол қояды. Номенклатура сараптау комиссиясы мақұлдаған, содан кейін компанияның директоры бекіткен тиіс. Осы рәсімдерді өткізу кейін кәсіпорынның құрылымдық бөлімшелерінің басшылары тиісті учаскелерін бойынша үзінді көшірмесін ұсынды.

ағымдағы кезеңнің соңғы тоқсанында қалыптасқан алдағы жылға арналған номенклатурасы. Үйлестіру 5 жылда кемінде 1 рет жүзеге асырылады. Сіз кәсіпорынның құрылымы мен функцияларын, жаңа номенклатурасын өзгертсеңіз.

Істері жасау тәртібі

Қалыптастыру номенклатурасына сәйкес жүзеге актілер топтау деп аталады. Мұрағаттық жазбаларды басқару ұйымы қалта атымен сәйкес ақпаратты жүйелеу кіреді. қайталанатын көшірмелерін және жобаларын топтастыру рұқсат етілмейді. ерекшеліктер құны жоғары көлік құралдары болып табылады. қайтарылуы тиіс қағаз қалтасына орналастырылады тиіс емес.

екі құрылымдық бөлімшелерінің, сондай-ақ жоғарыда аталған бөлу - сақтай мұрағат қағаздарын жүргізу орталықтандырылған өңдеу материалдары қызмет көрсету туралы ақпарат ұсыну кезінде, және орталықтандырылмаған кезінде жүзеге асырылады. Топтастыру сақтау бұқаралық ақпарат құралдарының қауіпсіздігіне жауапты тұлғалардың тікелей басшылығымен жүзеге асырылады. Қажет болған жағдайда, мемлекеттік мұрағат қызметкерлері қатыса алады.

негізгі талаптар

Мұрағаттық жазбаларды басқару регламент талаптарына сәйкес жүзеге асырылады. бар қалталарды қалыптастыруда ақпараттық тасымалдаушылар мынадай талаптарға сай болуы керек:

1. уақытша және тұрақты сақтау үшін материалдар бөлек топтастырылады.
2. Қалта бір данада қағаз әрбір енгізілген.
3. Қалта күнтізбелік бір жыл ішінде осы материалдар болуы тиіс. осы Ереженің, алайда, ерекшеліктер бар. Оларға мыналар жатады:

• тиісті қызметкердің бүкіл қолданылу мерзімі ішінде қалыптасады жеке файлдар,;
• шақырылымдағы кезеңде сөрелер сайланды тұрған олармен комитеттердің, депутаттық топтардың, материалдары мен құрылымдары;
• Бір оқу жылында орындалған және топтастырылған Қағаз оқу орындары;
• маусымның қызметін сипаттайтын театр материалдар;
• т.б. тарихы, және.

қалта артық емес 4 см қалыңдығы кем 250 парақ болуы тиіс.

әкімшілік актілерді Топтастыру

Мұрағаттық жазбаларды басқару ақпараттық тасымалдаушылар әр түрлі жүйелеу қажет етеді. Бұл төлсипат және әкімшілік актілер, соның ішінде. Олар қосымшалар түріне және хронологиясы бойынша топтастырылады:

1. нормативтік актілерімен бекітілген Жарғының ережелері, қосымшаларына ретінде әрекет. Олар топтастырылады. ережелер, регламенттер, жарғылар жекелеген актілерінде бекітілген болса, жекелеген жағдайларда оларды жүйелеу.
2. оларды іске асыру үшін жоғары құрылымдардың бұйрықтары мен шешімдері кәсіпорынның бағыттары бойынша топтастырылады.
3. персоналға қатысты бұйрықтар, сақтау мерзіміне сәйкес жүйеленген. ақпараттық материалдарды үлкен көлемі, компанияның әр түрлі жағынан бөлек тобын актілер қажеттігін.
4. қызметінің негізгі бағыттары бойынша тапсырыстар штатында актілерді бөлек жүйеленді. Мысалы, мұрағат жазбалар басқару тәртібі сол қалтаға енгізілген, және жауапты бөлімшенің басшысы тағайындау - басқа.
5. Бекітілген лимиттерге, есептер, сметаларды, атауларының толық тізімі, жоспарлар және т.б.. оларға жобалар бөлек топтастырылады.
6. жеке файлдарда құжаттардың орналасуы олар алынған тәртіппен жүзеге асырылады.
7. бөлек қалталарға жүйеленген Бетке қызметкерлері жалақы вексельдер. Олар әліпбилік ретпен орналасқан.
8. Қоғамның қызметіне қатысты шағымдар, ұсыныстар, азаматтардың шағымдары, оларды қарау және жүзеге асыру жазбалар жеке мәселелер бойынша жеке тұлғалардың шағымдарын бөлек топтастырылады.
9. хат-Систематика әдетте хронологиялық тәртіппен күнтізбелік кезеңде жүзеге асырылады. Бұл жағдайда, сұрақтарға жауап береді кейін орналастырылады. өткен жылы басталған нақты тақырып бойынша хат-жаңарту жағдайда, құжаттар ағымдағы кезеңнің қалтадағы. Бұл жағдайда өткен жылдың индексі көрсетіледі.

сақтау үшін қабылданған ақпарат тасымалдаушыларға жасау

Мұрағаттық жазбаларды басқару қағаз құжаттармен жұмыс, құрылымдық бөлімшелері үшін бірқатар талаптарын қамтамасыз етеді. тасымалдаушылар жасау ішінара немесе толық болуы мүмкін. Ол сақтау уақытына байланысты. Толық тіркеу уақытша құжаттар (10 жылдан астам), тұрақты мазмұны, сондай-ақ қызметкерлердің актілер қатысты жүзеге асырылады. Ол қамтиды:

1. Қатты мұқаба / байланыстырғыш қалта.
2. парақтарын нөмірлеу.
3. бет-куәлік құрастыру.
4. ішкі түгендеу қалыптастыру қажет болған жағдайда.
5. туралы толық ақпарат үшін түзетулер жасау мұқаба парағында. Олар осылайша кәсіпорын, қалталардың тіркеу нөмірі, төтенше күндер, және атауын түртіңіз болады.

бөлігінде сызылған кемінде 10 жыл мерзімге, оның ішінде уақытша сақтау үшін материалдар. Сондықтан, тізімдер нөмірленген емес, қалтаға бағалы қағаздардың жүйелеу жүзеге асыруға рұқсат етілмейді, ақпараттың дұрыстығын растау жөніндегі жапсырма болуы емес.

өзгешеліктер

Мұрағат жазбалар басқару - қажеттілік мамандар ғана қауіпсіздік туралы ақпарат тасымалдағыштар емес қамтамасыз онда әрекетті, сонымен қатар олармен жұмыс істеуге мүмкіндік пайда тиіс. Осы мақсатта, актілер картон мұқабасына төрт пункция берген, қалтаны құрайтын. Олар сондай-ақ барлық қағаздарында визаларын мәтіндер, қаулылар, күндерді оқу мүмкіндігін қарастыруда байланыстыруға рұқсат етіледі.

барлық металл кескіш бұрандасы топтау үшін дайындауға жойылады. тұрақты сақтау және ерекше құнды немесе пішімделмеген актілерді тұратын арналған материалдар қалталарда қамтылған ішекті немесе арнайы жәшіктерге үш-клапан жабық түрдегі.

Кезде жеке сипаттағы талап етілмеген құжаттар (жұмыс кітаптар, карточкалар, әскери карталары және т.б.) қазіргі. Олар жеке конвертке салып және материалдардың қалған оны тігіледі. қалта соңында бос парақ-куә болуы керек. ішкі түгендеу үшін қалта sutured түрінде басында. қауіпсіздігін және араб сандарымен нөмірленуі əр қағаз парағы ұйымдастыру тәртібін қамтамасыз ету үшін. Бұл ереже түгендеу үшін бет, және куә нысандарын қолданылмайды. Саны жоғарғы оң жақ бұрышында қарындашпен қойылады.

Sheet-куә

Бұл тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады. Ол сөздер мен цифрлар тиісінше қамтиды:

1. нөмірлеу бар парақ саны.
2. ішкі түгендеу беттер саны.

парақ-Куәгер, сондай-ақ ерекшелігін нөмірлеу көздейді. Атап айтқанда, т.б. желімделген фотосуреттер, үлкен форматты беттер, және кодтары, бет нөмірлерін жоғалған, индекстер бар литерлік анықтау үшін. Сонымен қатар, парақтағы олар негізгі нөмірлеу белгіленген анықталған жоқ болса, қалтаға басып шығару кітапшалар болуын көрсетеді. Sheet-куә бұрыштама қояды, компилятор. қалталардың мәртебесі мен құрамындағы кейінгі өзгерістер тиісті актілерге сілтеме жасай отырып оған белгіленген болуы тиіс. Бұл қалтаға немесе оған құжаттың соңғы бетінің таза айналымының титулдық парағында жасау парақ-куә жол берілмейді.

ішкі түгендеу

Ол сақтау және (10 жылдан астам) ақпараттық материал уақытын есепке алу және үздіксіз мазмұн үшін құрылады. Ішкі түгендеу құжаттарын, мазмұнын ашып емес, олардың атауларының сорттарын құрылған бизнес үшін құрастырылған ретінде. нысаны қалта индекстері, атақтар, күндер, және беттің нөмірі шабуыл сериялық нөмірлер бойынша деректерді ұсынуға тиіс.

Ішкі түгендеу үшін қысқаша есеп қоса беріледі. Ол санмен және жазумен оған енгізілген құжаттардың санын, сондай-ақ оны қалыптастыру парақтар санын мәлімдеді. ішкі түгендеу компилятор мақұлдайды. Қалта нысанда жоқ байланысты немесе мөрмен болса, құрастырылған тізімі алдыңғы қақпақтың ішкі қоса беріледі.

материалдар құрамындағы өзгерістер қалта «Notes» көрсетілуі тиіс. Атап айтқанда, бұл жою, қалтадағы қосымша құжаттар, оның ішінде қағаз көшірмелерін, ауыстыру жатады. Сонымен қатар, тиісті актілерге аттарын қойылады. Қажет болған жағдайда, ішкі түгендеу қорытындылау параққа жаңа енген, сондай-ақ қалтаны уағыздаудан жазуы арқылы құрылуы мүмкін.