Офис-менеджер міндеттері

Жиі, әсіресе шағын ұйымдарда, офис-менеджер, әдетте хатшысы деп аталады. Ол соншалықты көп қатты ұстанымын естіледі, бірақ (олар, әрине, жалпы көп, дегенмен) офис-менеджер міндеттері осы жағдайда, мүдделі кез келген сирек, хатшылық айырмашылығы бұл факт.

қызметкердің жауапкершілігі қандай? Бірінші кезекте офис-менеджер жауапкершілігі құжаттармен жұмыс істеу болып табылады. қызметкер, Алынған хат-алады, оны тіркейді, қажет болған жағдайда алушы, мұрағатқа жібереді жібереді. Ол сондай-ақ, басқа да қызметкерлерінен өтініштер Бас директоры қол қою, оларды беруге болады қабылдайды, оларға мөр сендіреді, содан кейін артқы береді. офис-менеджер міндеттері басып шығару тапсырыстарға және олардың рәсімдеу, сақтау, шығыс хат-жұмыс істеу, мұрағаттар және есепке алу жіберу: ішкі құжаттармен жұмыс болып табылады. Егер қажет болса, ол кез-келген офистік жабдықтармен жұмыс істеуге қабілетті болуы тиіс: факс, сканер, көшірме машина, сондай-ақ құжаттарды тартуға және басып шығару үшін. офис-менеджер міндеттерін бөлігі ретінде кездесу және қонақтар мен клиенттердің қабылдау, отырыстарының хаттамаларын сақтау, презентациялар үшін бөлме дайындаңыз.

қонақ, брондау бөлмелер, әуе билеттері және теміржол билеттерін шақырылған серіктестердің немесе менеджерлер тарату: Жиі, қызметкер дәстүрлі хатшылық міндеттерін шешу үшін бар. компанияның және қызметтен өзі ерекшелігіне байланысты, менеджер іскер келіссөздерге Сіздің компанияңыздың өкілі болуы, және міндеттерін орындай алады кадрлық менеджері: жаңа қызметкерлерді іздеу, ынталандыру және білім беру бағдарламаларын құру, жобалау жұмыстары. Кейде ол ақпараттық технологиялар, жаңа бағдарламаларды әзірлеу енгізу назар аударады.

офис-менеджер міндеттері білім болжауға:

1. Заңдар мен нормативтік актілер құқықтық, ақпараттық реттейтін, бизнес компаниялар.
2. Менеджмент, Маркетинг, кәсіпкерлік және бизнес негіздері.
3. әлеуметтану негіздері, психология, этика іскерлік қарым-қатынас, қызметкерлер мен халықпен жұмыс істеді жоқ.
4. Бизнес ұсыныстар, баяндамалар, жоспарларын, шарттар мен келісімдер жасау тәртібі.
5. басқару ірге тасы, эргономика және еңбек гигиенасы негіздері.

Осы міндеттерді қатар, офис-менеджер міндеттері кіреді түгендеу қызметкерлерінің жұмысы үшін қажетті шығыс материалдарын іске қосу үшін қажетті кеңсе және бағдарламалық қамтамасыз ету (кеңсе тауарлары, қағаз және басқа да керек-жарақтар). Сондай-ақ, ол, олардың беруді қамтамасыз ету бойынша алуға қалай анықтау үшін, ұйымдастырады және жеткізу үшін төлемдер қадағалап, осы материалдардың есебін жүргізуге міндетті. - кеңсе жабдықтары ауыстыруды жөндеу үшін меңгеруге жедел міндет, (мұндай картридждерді сияқты) шығыс материалдарын уақтылы ауыстыруды, ол жөндеу үшін мүмкін емес болған кезде: офис-менеджер міндеттері кіреді кеңсе жабдықтары, күйін бақылау болып табылады.

компанияның қабылданған ережелер байланысты, және оның мөлшері кеңсе менеджері немесе ол қоңырауларды және факстарды қабылдайды, оң адамға жібереді, факстарды жіберу және клиенттер мен серіктестерге шалудың, немесе олардың сөйлеу мәдениетін мониторинг қоса алғанда, хатшылары жұмысын басқарады. Сондай-ақ, офис-менеджер міндеттерін кеңсесінің санитарлық жағдайын бақылау болып табылады ұйымдастыру техникалық қызмет көрсету жоспарланған, (шамдар немесе раковинаның ажыратқыштар мысалы, ауыстыру) ақаулықтарды жою үшін техникалық қызметкерлерді қоңырау.

Жалпы, бұл тізім жұмыс орны байланысты кеңейту немесе келісім-шарт мүмкін. Ол қандай кеңсе менеджері (компанияның қызметкердің міндеттерін) сұрауға тіпті сұхбатында сатысында, сондықтан қажет.