Басқару хат (үлгі)

басқару хат - іскерлік қарым-қатынас ажырамас бөлігі болып табылатын құжат. Ең жиі пошта арқылы берілетін және арнайы жолмен ақпарат алмасуды ұсынады.

негізгі ұғымдар

Іскерлік хат түрлі экономикалық немесе өндірістік мәселелерді шешу үшін қажет. Оның көмегімен кәсіпорындар мен ұйымдар сыртқы ортамен қарым-қатынас: әріптестер, клиенттер немесе мемлекеттік органдар. Әдетте, бұл басқару әріп үшін пайдаланылады.

Ол, әдетте, болуы мүмкін жазбаша құжат, деп аталады:

• бұрын алынған хабарлардың немесе сұрауларына жауап;
• басқа да құралдар немесе материалдарымен бірге жіберілген басшылыққа ілеспе қағаз;
• басқа да байланыс режимі мүмкін емес жағдайда бастама хат.

Осы параметрлердің әрқайсысы өз ерекшеліктері бар. Дегенмен, жалпы ережелер бар, оған сәйкес, әдетте, кез келген ресми хат жүргізіледі. Бұл бизнес хат-, өйткені, мысалы, жиі операциялардың көпшілігі қорытынды басталады, түсінікті. Жақсы-қалыптасқан құжат мақсаттағы болашақ әлеуетті серіктестердің қолайлы әсер тудыруы мүмкін.

Бизнес хаттар түрлері

ресми хат бар ақпаратқа байланысты, ол болуы мүмкін:

1. Жабыны. оған қосымшалар жиынтығы бар екенін хабар бар жағдайда.
2. Шағымдар. Яғни, бұл, атап айтқанда, жағдайды (талап) наразылықтарын білдіреді.
3. Нұсқаулық. белгілі бір белгілері мәтіннің берілген.
4. Кепілдік. жіберуші құжатта баяндалған болашақ міндеттемелердің орындалуын растайды.
5. Ақпарат. хат алушыға қызықты болуы мүмкін ақпаратты қамтиды.
6. Жарнама. Ақпараттық ынтымақтастыққа тарту қарастырылған.
7. хабарлама хат. қоғамдық іс-шаралар туралы ақпарат алу үшін.
8. растау хат. Ол сол немесе өзге құжаттарды немесе материалдарды алу фактісін атап өтті.
9. сұрау хат. мәтін әрекетке алушының ынталандыру шағым бар.
10. хабарламаның хат. Ол тараптардың өзара қызығушылық жіберуші арнайы ақпаратты қамтамасыз етеді.

осы құжаттардың мақсаты ұйымдардың немесе ведомстволардың арасындағы байланыс болып табылады.

Талап хат компиляциясы

ынтымақтастық мәселелерінде кейде тараптардың бірі, қандай да бір себептермен, өз міндеттемелерін орындау мүмкін емес жағдайлар бар. Бұл жағдайда, бірінші серіктес өз әріптесіне хат жібереді. Онда ол, әдетте, оның заңды құқықтарын бұзушылықтарды жою бойынша өз ұсыныстарын ұсынады. Бұл ресми хат болып табылады. осындай құжаттың үлгісі, сіз өз бетiнше жасауға болады. Бұл жағдайда, мынадай балл қарастырылуы тиіс:

1. жазу стилі әріптестік орната отырып ресми іскерлік болуы тиіс.
2. талап мәні өте анық білдірді тиіс.
3. сенімді нақты деректердi жұмыс істеу үшін қажетті ақпаратты ұсыну барысында.

шағым хатында қамтуға тиіс:

• жіберушінің деректемелері (атауы, мекен-жайы қайтару және телефон нөмірлері);
• Межелі туралы толық ақпарат;
• қақтығыс жағдай болды, онда мән-жайлар сипаттамасы;
• өз кезегінде қарсы тарапқа сындырып құқықтық нормаларды, сілтеме;
• оларды іске асыру мерзімін көрсете отырып, бұзушылықты жоюға нақты талаптар;
• қарама-қарсы тарап оларды орындау алшақтау болса орын алуы мүмкін салдары.

Ерекше назар хатты құрады қалай аударылуға тиіс. қылмыскер қатер ретінде оны қабылдайды жоқ екенін, сондықтан сынама әзірлеу қажет. Бұл заңға сәйкестігін талап ғана ескерту болып табылады, бұл есте болуы керек.

жобалау ережелері

Ерекше назар басқару хаттар жобалау аударылуға тиіс. Алайда, заң кез келген қатаң нормалар мен ережелерге қамтамасыз етпейді.

Осыған қарамастан, келесі балл осындай құжаттарды дайындауға міндетті қарастырылуы тиіс:

1. Кез келген ресми хат түрінде жазылған болуы тиіс. Ол кабинетінде алдын ала сарапшылар әзірлеген және директордың бұйрығымен бекітілген жатыр.

2. Құжатты белгілі бір мәліметтерді қамтуы тиіс:

2.1. алушы мен жіберуші туралы ақпарат.

2.2. Осы хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі. Ол тіркеу үшін қажетті болып табылады.

2.3. хат-талабы туралы осыған ұқсас ақпаратты сілтеме, құжат оған жауап болып табылады, егер.

2.4. Атауы.

2.5. олардың атаулары мен нөмірлерін кез келген қосымшалар болуы туралы ақпарат.

2.6. құжат (лауазымын және аты) қол қоюшы тұлға туралы ақпарат.

бір ғана мәселе оқылуы тиіс хатында 3.. бірнеше суретшінің таңдау қиындатады ие.

4. ақпарат өте қысқаша баяндалған болуы тиіс, бірақ ол түсінікті. Бұл мәтін жоқ астам екі беттерді алады жөн.

5. бенефициардың деректемелерін көрсету құқығы. біз ұйымдастыру туралы айтып отырсаңыз, сіз келесі ретпен ұстану керек:

5.1. (Номинативтік жағдайда) компанияның атауы.

5.2. құрылымдық бөлімшесі (қажет болған жағдайда).

5.3. (Барыс септiгiнде жылы) Лауазымы мақсаттағы.

5.4. Оның жөні.

5.5. Компанияның пошталық мекен-жайы.

6. бірнеше алушылар болса, алдымен негізгі көрсетіңіз, содан кейін барлық қалған болуы керек.

назарға осы барлық факторларды ескере отырып, басқару әріптер жобалау, негізінен, күрделі емес болуы.

ұсыну тәртібі

Құжатқа дұрыс құрастырылды, сіз назарға оған ақпаратты ұсыну нақты тәртібін қабылдауға тиіс. Мысалы, біз жауап ресми хат жазу қалай параметрді қарастыруға болады. Бірінші, біз этикет ережелеріне сәйкес, ол оны алған күн ішінде ақпарат жауап беру үшін қажет болып табылады, бұл есте сақтау қажет. біз электрондық пошта хабарына туралы айтып отырсаңыз, оңтайлы уақыт екі сағаттан артық емес. Мұндай ережелерді ұстануға жағдайда ол серіктес хабар жіберу үшін жақсы, мүмкін емес.

хат өзі, шын мәнінде, екі бөліктен тұратын болады:

1. Кіріспе. Жіберуші тақырыпты, оның жазбаша себебін және негізін белгілейді. Сіз заңмен жауап бергені үшін негіз болып табылады ережелерге, сілтеме жасауға болады. Сонымен қатар, сіз осы жағдайды қатысты кейбір ұпай назар аудару керек. Олар мәселені мәнін ашып көмектеседі.
2. Жиынтық. Бұл бөлігі түсіндіру және сендіру бағытталған. мәтін, қысқа, нақты және қысқаша болуы, және баяндалған фактілер тиіс - дәлелденген және мақсаты. Егер қажет болса, олар нақты қайраткерлері расталуы мүмкін.

Мұндай мәтін әдетте бағдарламалардың тізімін кейін кейін. жіберушінің қолы қойылған құжатты аяқталады. Сонымен қатар, ол алушыны өкпелетіп алмау мақсатында, ресми хат жаза білуі қажет. Біріншіден, оған сілтеме фраза бастау жөн «Құрметті». Екіншіден, сіз «, мұқият сіздің ұсыныс қарастырып» сияқты мәтін ауызша қатысы фразаларды пайдалануға болады немесе «мұқият пікірлеріңізді тексеру үшін». этикет Мұндай ұстану ғана екі жағын пайдалы болады.

іс-шаралар тәртібі

Ресми хаттар әзірлеу, осы міндеттерін тағайындалған Қызметшілер, хатшылары немесе өзге де қызметкерлерін жауапкершілігі болып табылады. Олардың іс-әрекеті ретпен ұстану керек жұмыс қабылданады. Мұндай құжаттың процесі, әдетте мынадай қадамдар арқылы өтеді:

1. материяның мән-жайлар мұқият сараптама. Сіз толық оның ықтимал шешімдерді бағалау үшін жағдайды бақылауға тиіс.
2. жобасын хат құрастыру. Ол назарға жоғарыда баяндалған барлық талаптарын қабылдау қажет.
3. дайын мәтін үйлестіру. Кейде ол ескертулерді ескере басын өңдеу үшін қажет. Ол мәселе бойынша кейбір нақтылау немесе түсініктеме жасай аласыз.
4. Оның жетекшінің бекіту.
5. құжаттың аяқтау және қол қою.
6. Тіркеу әріптер.
7. алушыға пошта жіберу.

Тек осы барлық кезеңдерінен өтіп, хат алушыны жетті, өз миссиясын орындау үшін алады.

міндетті ережелер

ресми хат орналастыру үшін, сіз міндетті арнайы нысанда басылған бірінші бетінде екенін есте ұстауымыз керек. демалыс үшін, сіз A4 кезекті таза парақ пайдалануға болады. Мұнда ол өте мәтін өрісі өз шегі бар екенін есте сақтау керек: жоғарғы және төменгі 2 см, сол жақ - оң 3,5 см, - 1 см. Ол бір бетте ақпаратты сəйкестендіру үшін стандартты өлшемін бұзуға қажет емес. Ол барлық ережелерін сақтауға және жай ғана қосымша бетін қосу үшін жақсы.

мәтін, сондай-ақ ережелерге сәйкес болуы тиіс теріңіз:

Басып шығару үшін 1. стандартты қаріп Times New Roman пайдаланыңыз. қолдануға жақсы емес Басқа опциялар.

Сондай-ақ, реттелетін 2. Қаріп өлшемдері:

• Негізгі мәтін үшін - 14;
• туралау беттер, және орындау белгісі - 12.

Сондай-ақ, ережелерге сәйкес жүзеге бөлшектерін 3. орналастыру:

• жолдар арасында интервал - 1;
• мәтін туралау «ені» арқылы жүзеге асырылады;
• аударымдар автоматты түрде орналастырылған;
• тақырыбындағы сериялық нөміріне қашықтығы 2 жоларалық интервал, және одан басты мәтініне - 3.

Осы стандарттарға сәйкестігі межелі жерге тиісті хаттар дұрыс орындау үшін міндетті болып табылады.

Орналасқан жері туралы мәліметтер

стандартты бизнес хат жасауға мақсатында, сіз олар, оның мәліметтерін және компоненттер орналастыру керек дәл қайда білу қажет. Осы сұрақтардың жауабы бар ГОСТ Р 6.30-2003 бар. Ол егжей-тегжейлі ресми хат түрінде сипаттайды. Шын мәнінде, ол құжаттың барлық бөлшектерді жиынтығы белгілі бір жолмен орналасқан үлгі болып табылады. Бұл қажет:

1. өзін-өзі тіркеу кеңсе (бизнес) әріптер процесін біріздендіру үшін.
2. қолмен жұмыстарды орындау қажеттігін азайту, белгіленген үлгідегі бланкілері дайындау орталықтандырылған алға қабілетті болуы.
3. Жеңілдету мен уақыты көрнекі ақпарат іздеу азайту.
4. компьютерлер мен басқа да құрал-жабдықтардың көмегімен хаттар өңдеу мүмкіндіктерін кеңейту.

Сондықтан, кәдімгі бизнес әріп үшін он міндетті жерлерде орналасқан 30 стандартты мәліметтерін пайдаланады:

• логотипі және эмблемасы;
• авторы;
• бастапқы деректер;
• тақырып;
• бекіту;
• адресат;
• қаулы;
• мәтін;
• қолтаңбалар мен қосымшалар;
• үйлестіру және қамтамасыз ету;
• белгілері.

белгілі бір салаларында ақпаратты орналастыру мамандар жақсы құжатты шарлауға мүмкіндік береді, және қарапайым пайдаланушылар оны дайындау процесін жеңілдетеді.

негізгі талаптар

Кейбір басшылары қате іскерлік хат кез келген нормалар мен ережелерді мынадай жоқ өз бетiнше жүзеге асырылуы мүмкін деп санайды. Бірақ ол үшін жауапты мамандар, ресми хат қойылатын негізгі талаптарды білуі тиіс:

1. арнайы (корпоративтік) түрінде болуы.
2. Дұрыс пайдалану және орналастыру туралы мәліметтер.
3. мәтін оқылатын және жақсы редакцияланған болуы тиіс. сұраққа мәнін түсіндіру қарапайым ортақ ұсыныстар артықшылық беруге жақсы. Ол әрбір сөздің барынша ақпаратты асырылады қысқаша айтуға қажет.
4. түріне байланысты, құжат тиісінше берілуі тиіс. хат бірнеше аспектілерін, сондай-ақ болуы мүмкін. Бұл жағдайда, экспозиция оларды біріктіруге тырысу керек.
5. теру үшін белгіленген стандарттарды дұрыс қолдану.
6. хат мазмұнына алуға тырысыңыз категориялық өрнектер болған жоқ. алушы қатер ретінде сөз тіркесін түсіндіре алады. ұсыныстарын жобалау кезінде жақсы кіріспе «Өздеріңіз білетіндей,» осындай «Шамасы» сияқты сөздермен, «мүмкін» және «қалай» пайдаланыңыз.

Бұл талаптар практикада бар кәсіпорында құжат айналымын сақтауға көмектеседі.