Электрондық құжат дегеніміз не?

компьютерлендіру деңгейі бүгін «қағазсыз» кеңсе басқару көшу шақырады. Ол дәстүрлі қарағанда, жаңа қасиеттері мен сипаттамаларын бірқатар сипатталады электрондық құжат, негізделген. Әзірге, бұл құбылыстың бір анықтамасы заңда да Ресейдің ғылыми әлемде жоқ.

«Электрондық құжат» ұғымы ретінде 1970 жылдардың басында-ақ пайда болды. Сондықтан біз атала бастады «машина-оқылатын құжаттар». Олардың ерекшелігі, олар көмегімен құрылуы тиіс, бұл компьютерлік технологияларды және компьютерлік өңдеу үшін жарамды болуы. Бұл жағдайда, қажетті мәліметтерді барлық құжаттар үшін белгіленген тәртіппен қатаң жүргізіледі.

- электрондық құжат нысаны болып табылады , екі міндетті бөлімнен тұратын, ақпарат: 1) деректемелері (атауы, автор туралы ақпарат, уақыт, шыққан орны, т.б.) және электрондық цифрлық қолтаңба; 2) мәтіндік, графикалық және бірлік ретінде өңделген сандық ақпаратты тұратын мазмұны негізгі бөлігін.

Электрондық құжат қол қояды , білікті электрондық қолтаңбасымен өз қолымен қол қойылған қағаз үшін ол баламалы қабылдау. ақпараттық сандық (электрондық) түрінде оған ұсынылған. компьютерлерді пайдаланып зондтау деректерін, процесін телекоммуникация желілерін туралы ақпаратты бере алады - ақпараттық жүйелерде. Қажет болған жағдайда, құжат экранда және қағаз бойынша дисплейдің нысанын қабылдай алады.

Электронды құжат - цикл электрондық өмір кәсіпорынның (ұйымның, құжаттарды компания), оларды алуға, мәртебесін өзгерту (назарына бекітілген, белгісі, және т.б., жабық) мұрағатқа күшін жою үшін. Мұндай құжат кейде белгілі бір бизнес-процестің жекелеген жұмыстарды бір ағыны ретінде құжаттарды қозғалысын сипаттайтын «Жұмыс процесі», деп аталады. Бүкіл электронды құжат айналымы жүйесі , сіз құжаттардың өмірлік циклінің осы түрін ұйымдастыру және қамтамасыз ету үшін қажет бағдарламалық қамтамасыз ету кіреді.

оған негізделген электрондық құжат және жұмыс үрдісі дәстүрлі бірнеше артықшылықтары бар. Олар жұмыс өз аймағын, сонымен қатар бүкіл процесін ғана емес, бақылауға ұйымның қызметкерлерін мүмкіндік. электрондық мұрағат әлдеқайда ыңғайлы қағаз қарағанда пайдаланыңыз. , Құжаттың өзінің үйлестіру және орындау өту уақытын қысқарту бірнеше минут ішінде табуға болады. Жалпы, ол қағаз астам үнемді болып табылады. электрондық құжат басқару бағдарламалық өте көп ( «Мотив», «E1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Құжат» және басқалар.).

Қазіргі уақытта, заңды тұрғысынан электрондық құжаттарды саласындағы қатынастарды реттеу Shade шетелдік тәжірибесі бар. әрекеттері заңды қабылдау (2005) жасалды, бірақ Ресейде, осы қатынастарды реттеу мәселесі, заң шешім алған жоқ. құқықтық реттеу маңызды бағыттарының бірі - қағаз осы түрінің туралы заңдарды қабылдау.